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Mesmo sendo obrigatória a emissão da folha de pagamento, uma empresa pode ter grandes dificuldades em realizar a emissão desse documento. Ainda assim, independentemente do porte econômico de uma empresa, é uma obrigação apresentar esse documento demonstrando toda a remuneração paga, creditada e devida de prestadores de serviços e empregados.

Portanto, é importante entender como é realizada a elaboração da folha de pagamento, além de quais são os valores que devem ser colocados na sua documentação, e quais informações você deverá ter para cada dado colocado em sua folha de pagamento.

Como é elaborada a Folha de Pagamento?

Não existe uma fórmula definitiva ou modelo oficial para utilizar na elaboração desse documento específico. Isso porque, mesmo sendo obrigatório para todas as empresas, existem as mais diversas empresas com serviços e funcionários variados, então um modelo fixo para elaboração não poderia servir para as diversas empresas que existem no Brasil.

Para facilitar a elaboração, uma empresa pode adotar critérios que melhor atendam suas necessidades, mas é obrigatório o agrupamento por categoria de trabalhadores avulsos, contribuintes individuais e segurados empregados. Para a elaboração, é obrigatório conter as seguintes informações na folha de pagamento:

  • Nome do indivíduo;
  • Cargo;
  • Serviço ou função prestada;
  • Cotas de salário família;
  • Verbas que compõem a remuneração;
  • Verbas que não integram a remuneração;
  • Descontos permitidos;
  • Valor líquido entregue ao empregado.

Essas são as informações que são obrigatórias na folha de pagamento, independente do tipo de empresa, do prazo de pagamento ou qualquer outro parâmetro de pagamento do funcionário.

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Explicação dos dados obrigatórios

Apesar de parecer simples, a compilação de informações é um processo complexo. As informações sobre a remuneração de cada funcionário ou prestador de serviço devem estar expostas na folha de pagamento. Então, é obrigatório ter documentadas as horas extras, o adicional de periculosidade, adicional noturno e adicional de insalubridade.

Os descontos também devem ser bem detalhados, demonstrando na folha de pagamento o valor do imposto de renda na fonte, contribuição sindical, pensão alimentícia, vale-transporte e adiantamento, quando pertinente.

Qual o prazo para elaborar a folha de pagamento?

Não há prazo específico para a produção desse documento, contanto que ela seja feita e entregue no período de até um mês da folha anterior. Como o processo da elaboração da folha pode demorar, o ideal é que seja feita um pouco antes para garantir que os dados estarão corretos.

Lembrando que o processo de elaboração desse documento em específico será sempre proporcional ao tamanho de sua empresa, ou seja, quanto maior o número de funcionários em sua tutela e prestadores de serviço sem sua empresa, maior será o trabalho de elaboração da folha de pagamento da sua empresa.

Por ser um longo e complicado processo, a elaboração da folha poderá tomar muito do seu tempo. E por ser um documento obrigatório, essa folha poderá tomar muito do seu tempo hábil de gestão.

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Para garantir que você conseguirá entregar sempre a folha de pagamento da forma correta,
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